→ Einleitung

Ein Maklerhaus mit rund zehn Mitarbeitenden ist Partner der Fonds Finanz und arbeitet tagtäglich im Branchen‑CRM Professional Works. In einem Markt, in dem Vergleichsportale und Online‑Anbieter nur einen Klick entfernt sind, entscheiden Minuten über den Abschluss: Reagiert ein Makler nicht nahezu in Echtzeit, springt der Interessent zum Wettbewerb.

Um diese Sekundenlücke zu schließen, wurden sämtliche Lead‑Quellen über die No‑Code‑Plattform Make.com mit Professional Works und dem neuen Fonds Finanz AI Hub vernetzt. Der AI Hub übernimmt die automatische Dokumenten‑ und Datenprüfung, während Make.com den End‑to‑End‑Datenaustausch orchestriert – ganz ohne eine Zeile Code.

Diese Case Study zeigt, wie der nahtlose Workflow vom ersten Klick bis zur unterschriftsreifen Police umgesetzt wurde und welche messbaren Effekte er auf Geschwindigkeit, Qualität und Abschlussquote hat.

✕ Herausforderungen

  1. Reaktionszeit: Leads erwarten innerhalb weniger Minuten eine Rückmeldung, auch abends oder am Wochenende.
  2. Medienbrüche: Manuelles Copy‑&‑Paste aus Facebook‑Formularen in Professional Works sowie die Kundenkommunikation kostet Zeit und birgt Tippfehler‑Risiken.
  3. Dokumenten‑Vollständigkeit: Fehlende Nachweise führen zu Rückfragen, verzögern Abschlüsse und binden Berater­kapazitäten.
  4. Skalierung: Bei steigendem Volumen wächst der organisatorische Aufwand überproportional – eine Hürde für kleine Teams.

✓ Lösung

Für die Automatisierung des Prozesses vom Leadeingang bis zum Erhalt aller notwendigen Informationen und der manuellen Überprüfung, sind zwei Make-Automatisierungen erforderlich.

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Sofort begrüßt werden

Kaum hat ein Interessent ein Facebook‑Formular abgeschickt, erhält er noch in derselben Minute eine persönliche Nachricht per WhatsApp oder E‑Mail. Darin: ein kurzes Begrüßungs‑Intro, ein vorbefülltes Vertrags­paket mit allen wichtigen Infos und ein Link zu einer Form für weitere Angaben.

Beschreibung der einzelnen Schritte:

  1. Lead wird per Facebook erfasst
  2. Ein neuer Kunde wird in Professional Works angelegt
  3. Das korrekte Vertragsformular wird heruntergeladen
  4. Der Kunde erhält eine persönliche Nachricht, mit allen weiteren Informationen (Über Whatsapp, E-Mail oder Superchat. Sie möchten Superchat einführen oder ausbauen? Gerne unterstützen wir Sie dabei!) </aside>

(Vereinfachte Darstellung)

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Unterlagen und Informationen einreichen

Über einen Formlink stellt ein Kunde bequem alle persönlichen Angaben und Dokumente bereit. Der neue AI Hub der Fonds Finanz liest jedes Dokument, prüft automatisch die Vollständigkeit.

Beschreibung der einzelnen Schritte:

  1. Informationen werden vom Kunden per Google Form bereitgestellt.
  2. Der Kunde wird in Professional Works gesucht und überprüft.
  3. Die Dokumente werden über den Fonds Finanz AI Hub geprüft. Falls Informationen fehlen, wird dies dem Kunden automatisch mitgeteilt.
  4. Wenn alle Informationen vorliegen erhält der Kunde eine Bestätigung.
  5. Für einen Mitarbeiter wird eine Aufgabe erstellt, um die finalen Schritte einzuleiten. </aside>

(Vereinfachte Darstellung)

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Effekt: Interessenten fühlen sich sofort betreut, das Team spart Schreib‑ und Prüfaufwand und gewinnt Zeit für echte Beratung.

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★ Ergebnisse für das Maklerhaus

Metrik Ohne Automatisierung Mit Automatisierung Veränderung
Ø Reaktionszeit auf Lead 4 h (zu Bürozeiten) < 1 min (24/7) ‑99 %
Fehlende/unkorrekte Dokumente 22 % der Fälle 5 % der Fälle ‑77 %
Closing Rate 15 % 28 % +86 %
Zeitaufwand je Lead 40 min 10 min ‑75 %

Monatlicher Effekt für ein 6‑köpfiges Team

Ausgehend von 6 beschäftigten Beratern, ergeben sich auf monatlicher Basis die folgenden Ergebnisse:

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Mögliche Kostenersparnis

Lead­volumen: 400 pro Monat

Zeitersparnis: 400 × 30 min = 200 h ⇒ ⌀ 33 h / MA

Potenzielle Personalkostenersparnis: 200 h × 35 € = 7.000 € / Monat

Umsatzsteigerung

Zusätzliche Abschlüsse: 400 × (28 % – 15 %) = 52 Deals

Mehrumsatz (∅ 350 € Courtage) = 18.550 € / Monat

Rund 18.500 € zusätzlicher Wert pro Monat und ein glückliches Team, das sich endlich auf Beratung statt Datenerfassung konzentrieren kann.

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