→ Einleitung

Die Abel+Ruf GmbH ist ein familiengeführter Mehrmarken‑Autohausverbund mit Hauptsitz in Nördlingen und weiteren Filialen in Donauwörth sowie Dillingen. Seit fast neun Jahrzehnten ist das Unternehmen regionaler Mercedes‑Benz‑Partner – heute ergänzt um die Marken smart, Ford, Daimler Trucks und Aixam. Über 320 Mitarbeitende verkaufen, warten und veredeln mehr als 400 sofort verfügbare Fahrzeugmodelle. Der klare Fokus von Abel+Ruf: Eine Servicequalität mit höchstem Standard. Das Unternehmen ist in digitalen Aspekten keineswegs rückständig. Digitale Services - intern wie extern - zeigen, dass Innovation als Teil der Firmen-DNA verstanden wird. Passend dazu suchte das Unternehmen einen Weg, interne Prozesse nachhaltiger, transparenter und effizienter zu gestalten.

✕ Herausforderung

Jedes Fahrzeug – sei es ein Werkstattkunde, ein neu auszulieferender Pkw oder ein Gebrauchtwagen auf dem Hof – muss in einem einwandfreien Zustand präsentiert werden. Daraus resultieren rund 2.000 Waschaufträge pro Monat an zwei Standorten, verteilt auf 15 unterschiedliche Auftragsarten vom Express‑Waschgang bis zur Tiefenreinigung mit Innenaufbereitung.

Papierbasierte Prozesse & Medienbrüche

Etwa 50 Mitarbeitende füllten täglich Papierformulare aus, um Aufträge an den externen Waschdienstleister zu übermitteln. Auftragszettel wurden weitergereicht, gingen verloren oder kamen verspätet zurück. Ein manueller Abgleich von Kennzeichen, Kostenstellen und Zusatzwünschen (z. B. Verkaufsfotos) kostete wertvolle Zeit und führte zu Fehlern, die erst am Monatsende oder überhaupt nicht auffielen.

Ineffiziente Abrechnung & eingeschränkte Transparenz

Der Dienstleister reichte jeden Auftragszettel einzeln ein. Die Aufträge wurden manuell in Excel übertragen und erst danach konnte die Buch­haltung die Positionen manuell in eine Rechnung überführen. Eine durchgehende Historie pro Fahrzeug oder ein automatisierter Soll‑/Ist‑Vergleich der Kosten fehlte komplett – insbesondere problematisch für das Controlling und die standortübergreifende Kostenstellenverrechnung.

✓ Lösung

NOA ersetzte den gesamten papierbasierten Ablauf durch einen schlanken End‑to‑End‑Digital‑Workflow, umgesetzt mit Low‑Code‑Tools, die sich flexibel an zukünftige Anforderungen anpassen lassen.

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Auftragserstellung per Tally

Tally wurde als digitale Form eingeführt, um alle notwendigen Auftragsdaten zu erfassen. Die Hauptvorteile dieser digtialen Variante gegenüber Papier:

• Dynamische Pflichtfelder (VIN, Auftragnummern, Standort, Auftraggeber, Kostenstellen…)
• Berechtigungssteuerung (Zugriff auf Wascharten und Kostenstellen für bestimmte Mitarbeiterinnen)
• Einfache Eingabe von zusätzlichen Anforderungen inklusive Aufwnadsschätzungen </aside>

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Automatisierungen mit MAKE

Make.com wird eingesetzt, um Aufträge von Tally in die Datenbank zu übertragen. Dabei werden verschiedenste Bedingungen berücksichtigt und die Datenqualität sichergestellt. Folgende Schritte übernimmt Make:

• Anlage von Aufträgen aller Art
• Archivierung abgeschlossener Aufträge
• Erstellung und automatischer Versand der monatlichen Sammelrechnung
• Ablage und Sicherung von Rechnungen in der Datenbank und OneDrive </aside>

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Airtable für Daten & Apps

Fahrzeuge, Aufträge und Rechnungen müssen natürlich gespeichert werden. Ebenso sollte der Auftragnehmer und die Mitarbeiterinnen in der Lage sein, die Aufträge einzusehen und zu verwalten. Airtable wurde eingeführt um:

• Alle Daten zentral zu verwalten
• Verschiedene Apps zu schaffen, die sich den unterschiedlichen Arbeitsprozessen und Zugriffsrechten anpassen (Die Anlage und Abrechnung der Aufträge durch Abel+Ruf, die Durchführung der Wäschen durch den Auftragnehmer)
• Eine durchgängiges Tracking bereitzustellen, das jederzeit einen vollständigen Überblick liefert </aside>

Der neue Prozess im Detail

1. Mitarbeiter wählen im Tally‑Formular die passende Waschart und geben alle notwendigen Informationen ein. Pflichtfeldprüfungen verhindern unvollständige Aufträge.
2. Make erstellt in Echtzeit einen Datensatz in Airtable, versieht ihn mit Zeitstempeln sowie einer eindeutigen Auftrags‑ID und informiert den Waschdienstleister über dessen Interface.
3. Nach Durchführung setzt der Dienstleister den Status auf „Kontrolle“. Mitarbeitende können Nacharbeit anstoßen oder den Auftrag abschließen.
4. Am Monatsende generiert Make automatisch eine nach Kostenstellen aufgeschlüsselte Sammelrechnung und sendet sie als PDF an Buchhaltung und Dienstleister. Gleichzeitig werden alle Monatsaufträge in einer Archiv‑Tabelle historisiert.

Das Ergebnis ist ein vollständig digitaler, nachvollziehbarer Prozess, der ohne einziges Blatt Papier auskommt.

★ Ergebnisse

Das neue NOA Setup bringt mehrere Vorteile für Abel+Ruf:

Produktivitätsgewinn

Mit dem neuen System reduziert sich der Aufwand zur Erstellung und der Koordination eines Auftrags um rund 5 Minuten pro Auftrag. Bei 2.000 Aufträgen pro Monat ergeben sich über 160 eingesparte Arbeitsstunden – verteilt auf Mitarbeitende und Dienstleister.

Höhere Datenqualität & Kundenzufriedenheit

Pflichtfelder, Versions­historie und automatische Benachrichtigungen sorgen dafür, dass kein Auftrag verloren geht und jede Fahrzeugübergabe termingerecht erfolgt. Das verbessert nicht nur interne Abläufe, sondern auch das Kundenerlebnis im Autohaus.

Nachhaltigkeit & Ressourcenschonung

Durch die Abschaffung der Papierformulare werden jährlich 25.000 DIN‑A4‑Blätter eingespart – das entspricht etwa drei ausgewachsenen Bäumen oder rund 125 kg CO₂.

Datengetriebene Entscheidungen in Echtzeit

Dashboards liefern jederzeit genaue Zahlen zu Auftragsvolumen, Kosten pro Standort, Auftragsart oder das Volumen je Kostenstelle. Anomalien – etwa ungewöhnlich viele Nacharbeiten – werden sofort sichtbar und können adressiert werden.

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Joachim Fellner

CEO @Abel+Ruf

“Dank NOA sparen wir 2000 Blatt Papier und 166 Mitarbeiterstunden jeden Monat! Die Lösung, die neu für uns geschaffen wurde, ist perfekt maßgeschneidert auf unsere Bedürfnisse, flexibel weiterentwickelbar und bietet viele Vorteile gegenüber dem vorherigen Prozess!”

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$ Finanzielle Kennzahlen